Documenta y genera sistemas de tareas.

¿Cómo gestionar un sistema de trabajo? Al fin vas a conocer el sistema que te ayudará a llevar un mejor control de tus tareas; ya sea en tu oficina o en la nueva realización de alguna tarea dentro de la misma.

ACER es un sistema que te ayuda a documentar sistemas. Un poco redundante pero básicamente esa es su función. Con este sistema lograrás entrenar y capacitar a nuevos colaboradores. Es un circulo virtuoso que se alimenta constantemente. Funciona como video para capacitación y/o entrenamiento.

Este modelo lo realizas con un dispositivo móvil o todo aquel aparato que tenga cámara. Las cámaras de los últimos celulares son decentes para realizar dichas tareas. Ahora bien, como son videos, dichos videos deben estar más detallados e ilustrativos.

Una de las grandes ventajas de este modelo es que al documentar haces la tarea. Dos pájaros de un tiro, ¿no? No pierdes tiempo, tienes la tarea hecha y el video del sistema y/o entrenamiento.

Algo que se debe destacar es que cada tarea necesita ser documentada. Como te mencioné arriba, puedes utilizar tu celular. Este proceso no tiene mayor ciencia. Pero si quieres grabar un sistema más corporativo, te recomiendo que grabes la pantalla de tu computadora.

¿Cómo funciona ACER? Aprende a Gestionar un Sistema de Trabajo.

Ahora vamos a empezar por conocer un poco más de ACER y aprender cómo gestionar un sistema de trabajo.

¿Por dónde empezar? En primer lugar debes crear una cuenta en la nube o en tu Drive, o cualquier aplicación que desees. Una vez que hayas realizado dicha cuenta, debes crear una carpeta con el nombre de tu elección.

Dentro de la carpeta, vas a creer otras 4 carpetas. Cada carpeta llevará una letra (ACER).

Cada empresa tiene un sistema diferente para realizar tareas del día. Este sistema es dinámico, entretenido y aprenderás junto con tus compañeros de tu empresa.

A – atraer: En este apartado se realizan las tareas de prospección como marketing digital. Llamadas en frío, videollamadas, reuniones digitales. Todos los procesos que tengan que ver con atraer prospectos.

C – convertir: Ya tienes en la mira a tus prospectos, ahora es momento de convertirlos en clientes. En esta carpeta irán las tareas de cotizaciones, llamadas con prospectos, juntas de venta, cierre de venta. Todo lo que tenga que ver con convertir a los prospectos con clientes.

E – entrega: ¿Qué le prometiste al cliente? un excelente producto, entonces es momento de llevarlo acabo. En esta carpeta vendrá todo el proceso de ejecución. Lo que le prometemos al cliente se hace realidad aquí.

R – reunir: El servicio y/o producto ya está en las manos del cliente y ha sido todo un éxito pero, ¿y el pago? pues en esta carpeta se realizan la facturación, planes de pago, fechas del mismo y/o cuentas por cobrar.

A veces, de ser necesario, tendrás que realizar algunas subcarpetas para tener todo más organizado. Tienes que hacer lo necesario para que las tareas sean más limpias y claras posibles.

¡Ahora sabes cómo gestionar un sistema de trabajo!

Después de ACER…

Tal vez tengas dudas de quién debe comenzar a realizar las tareas y el líder debe poner el ejemplo. Una vez que comienzas a realizar las tareas y a grabar las mismas, lo recomendable es hacer un checklist de cada uno de los pasos por realizar.

• Grabas el primer proceso.
• Subes la grabación a la carpeta correspondiente.
• El encargado del área debe revisar que la tarea esté bien realizada.
• Pueden surgir dudas y/o preguntas. En caso de ser así, se recomienda realizar una reunión para abordar algunas posibles soluciones. Una vez que se resuelva el caso, se vuelve a grabar la tarea y se reemplaza el video anterior.
  

Uno de los grandes errores que comenten la mayoría de las empresas, es que al realizar una tarea creativa o audiovisual creen que no es necesario crear un flujo de dicha actividad. Es incorrecto. Es una tarea que también que debe llevarse a cabo como cualquier otra y por lo tanto merece un flujo de trabajo correcto y personalizado.

No caigas en el error de no generar sistemas para dichas tareas.

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